Acheteurs IT internes vs externes dans les start-ups et les scale-ups : le match
Chez Circla, nous considérons qu'il est essentiel de maîtriser les coûts associés aux achats technologiques pour les start-ups et les scale-ups. Pour cela, ils ont le choix entre internaliser cette fonction en mobilisant un acheteur interne, ou bien externaliser cette mission en faisant appel à un consultant spécialisé ou à un fournisseur tiers.
Vous vous demandez quelle option vous conviendrait le mieux ? Vous êtes au bon endroit !
Pour vous aider à choisir, nous vous proposons de découvrir dans cet article les avantages et les inconvénients de l'internalisation et de l'externalisation. Nous parlerons également d'une troisième solution, à savoir l'approche hybride, qui consiste à mobiliser à la fois un acheteur interne et des experts externes.
Pour déterminer le meilleur choix pour votre entreprise, il est important de bien définir vos besoins actuels et futurs, ainsi que la charge opérationnelle et le ROI généré.
Achat de technologies informatiques en start-up ou scale-up :
Les différents types de dépenses informatiques dans une start-up ou un scale-up
Les achats informatiques recouvrent tous les frais matériels, logiciels, d'infrastructure et de services liés à la technologie. Concrètement, ils peuvent concerner l'acquisition d'un nouvel ordinateur, l'achat d'une licence par abonnement, ou les services d'un indépendant informatique.
Prenons l'exemple des achats de solutions SaaS. Ils peuvent représenter un nombre important d'abonnements pour des outils extrêmement variés :
CRM, ERP, Outil d'automatisation du marketing, Logiciel de paye, etc.
La liste est longue, et les dépenses associées à ces achats ont tendance à augmenter considérablement à mesure que l'entreprise grandit, s'étend et recrute.
La facture peut donc très vite s'envoler pour les entreprises qui ne maîtrisent pas ce type de coûts. D'où la nécessité de mettre en place des initiatives ciblées pour monitorer sa stack technique. C'est là que l'acheteur informatique intervient.
Le rôle de l'acheteur informatique dans une start-up ou un scale-up :
La mission de l'acheteur informatique consiste à définir et à mettre en œuvre une stratégie pour gérer et optimiser les dépenses de l'entreprise. C'est-à-dire, s'assurer que chaque euro dépensé en matériel technologique apporte la plus grande valeur ajoutée possible.
L'acheteur IT (purchase IT manager, licences manager, etc.) assiste les différentes lignes d'activité dans leurs besoins d'achat. Il est donc en charge de comparer les fournisseurs, de les évaluer, de négocier les contrats, de gérer les renouvellements, etc. Tout cela conformément aux spécifications définies par la direction et les différentes lignes d'activité.
Dans les start-ups qui ne disposent pas d'un acheteur dédié, toutes ces tâches sont gérées directement par les équipes opérationnelles, généralement sous le contrôle du directeur financier et de la DSI. Le problème, c'est que ces équipes n'ont généralement pas de formation spécifique en négociation de contrats, et ont évidemment très peu de temps à y consacrer.
En conséquence, les achats informatiques sont décentralisés et aléatoires, et il n'y a pas vraiment de contrôle des dépenses. En bref, pour réduire les coûts technologiques inutiles, il est impératif de mobiliser les compétences d'un acheteur spécialisé, interne ou externe.
Acheteur en informatique interne vs externe : quelles sont les différences ?
Acheteur en informatique interne : un profil dédié, proche des besoins de l'entreprise
Prendre un acheteur en informatique interne, c'est décider de créer un poste, avec tout ce que cela implique en termes d'impact sur la paie, le RH, etc. C'est donc un investissement durable, qui doit être associé à un objectif à long terme.
Les avantages :
L'acheteur bénéficie d'une bonne familiarité avec l'infrastructure technologique de l'entreprise et la pile d'outils utilisée. Il développe une compréhension approfondie des besoins actuels et futurs de l'entreprise. Il/elle peut facilement communiquer avec toutes les équipes qui engendrent des dépenses.
Les inconvénients :
Il peut être difficile de recruter un profil spécialisé ou expérimenté. La création d'un poste peut générer des coûts de recrutement et d'intégration élevés, ou des coûts de développement des compétences internes. L'internalisation implique des coûts structurels importants (équipement, locaux...).
Cette option offre peu de flexibilité, ce qui peut être très handicapant.
Acheteur en informatique externe : un expert pour un soutien plus pragmatique et plus ponctuel
Faire appel à un acheteur en informatique externe, c'est bénéficier d'une expertise spécialisée et d'une grande flexibilité. Suffisamment pour mettre en œuvre des mesures ciblées et garantir une agilité maximale.
Les avantages :
L'acheteur bénéficie d'une expertise étendue et d'une solide expérience sur chacun des outils qui peut vous intéresser. Ce qui vous fait gagner du temps dans votre processus de réflexion, d'achat et d'implémentation !
Il apporte un point de vue externe, qui garantit l'objectivité et peut fournir un accès facile à une large gamme de fournisseurs technologiques de confiance.
Les inconvénients :
Le sous-traitance nécessite du temps pour définir les besoins et trouver un partenaire, et l'acheteur bénéficie d'une proximité moindre avec les équipes, ce qui peut être un frein dans l'adoption de la bonne solution.
C'est une solution qui peut être coûteuse, si les besoins sont importants.
Comment choisir la bonne structure ?
Internaliser ou sous-traiter : les facteurs à prendre en compte
Alors, entre un acheteur en informatique interne ou externe, lequel est le meilleur choix ? La réponse est à la fois simple et compliquée : cela dépend !
Comme nous venons de le voir, les deux types de profils ont des avantages et des inconvénients. L'important est de choisir la solution qui convient le mieux à votre situation et à vos besoins spécifiques.
Les principaux facteurs à prendre en compte :
- Le type d'achats informatiques que vous effectuez
- La fréquence de vos achats IT
- Votre budget d'achat informatique
- Votre perspective d'achat informatique
- Vos objectifs stratégiques
L'internalisation peut être une bonne option si la gestion de votre activité nécessite un poste dédié, et si une telle ressource est rentable à long terme.
La sous-traitance est à privilégier si vous considérez que l'optimisation de vos achats est un projet plus marginal, de courte ou de moyenne durée, qui nécessite des compétences spécialisées et une objectivité totale.
Achats IT : opter pour une approche hybride
Si vous ne pouvez pas décider d'internaliser ou de sous-traiter vos achats informatiques, il existe une troisième voie, qui combine le meilleur des deux mondes.
Vous pouvez décider de gérer vos achats informatiques en interne, avec un profil d'achat plus généraliste, tout en externalisant une partie de vos besoins pour des dépenses informatiques spécifiques.
Plutôt que de déléguer l'ensemble de la mission à une seule personne, vous pouvez lui donner le rôle de chef de projet, capitalisant sur ses connaissances précises des défis et des besoins de l'entreprise, tout en faisant appel à des compétences externes spécialisées. Et ce, selon un modèle « Achats en tant que service ».
Un exemple concret ? Un acheteur en informatique interne peut par exemple s'appuyer sur les services d'un consultant spécialisé dans l'achat de solutions SaaS, pour l'aider à améliorer ses performances dans ce segment de dépenses spécifique.
C'est ce que nous proposons chez Circla, en plus de pouvoir fournir un service d'achats externalisés, nous pouvons fournir un service d'assistance aux achats : nos consultants dédiés, bénéficiant d'une vaste connaissance du marché SaaS, vous aident à choisir le bonne outil, négocier vos contrats, à choisir vos fournisseurs et à implémenter la bonne solution.
Votre acheteur interne gagne du temps et fournit des solutions rapides et efficaces aux besoins SaaS spécifiques de vos employés.
Le choix entre un acheteur en informatique interne ou externe est en fin de compte une équation à plusieurs variables qui nécessite que vous définissiez précisément vos besoins actuels et futurs. Dans tous les cas, il est essentiel de peser les avantages et les inconvénients de l'efficacité opérationnelle et du retour sur investissement afin de prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Chez Circla, nous avons une équipe d'experts en achats de logiciels qui peuvent vous guider tout au long du processus et vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Nous vous aidons à identifier votre problématique, choisir le bon logiciel, le négocier au meilleur prix, et l'implémenter dans les meilleures conditions.
