Inflation, augmentation des taux d'intérêt, rareté du capital... Dans le contexte actuel la gestion de la trésorerie devient primordiale ! Pour passer la crise, vous devez retrousser vos manches : renégocier vos abonnements, réévaluer la valeur de vos outils SaaS et terminer ce qui est inutile. Et les fournisseurs SaaS l'ont bien compris : beaucoup d'entre eux vous offrent un engagement à long terme pour éviter de perdre des clients... Souvent avec des niveaux de remise qui donnent envie.
Sur le papier, c'est une situation gagnant-gagnant : le vendeur (SaaS) sécurise ses revenus futurs dans un contexte économique difficile et l'acheteur (vous) réduit ses coûts en échange d'un engagement prolongé. Cependant : dans la plupart des cas, l'engagement pluriannuel est une mauvaise idée.
Au cours des 3 dernières années, nous avons vu des dizaines d'entreprises souffrir de contrats pluriannuels. D'un autre côté, certains éditeurs étaient prêts à les laisser mourir plutôt que de renégocier leurs contrats... Alors avant de vous engager, mesurez le risque !
En tout, nous avons aidé nos clients à renégocier des contrats SaaS d'une valeur de 10 millions d'euros.
Notre objectif avec cet article ?
Vous aider à économiser des dizaines (voire des centaines) de milliers d'euros en identifiant quand et pourquoi activer un engagement pluriannuel.
Les clés que nous vous livrons :
- Quand faut-il éviter de s'engager pour plus d'un an ?
- Quel est le niveau de réduction à demander pour votre engagement ?
- Comment utiliser ce levier pour réduire votre dépense SaaS ?
Bonne lecture !
Contrat SaaS sur plusieurs années : une bonne idée sur le papier
A. Définition : un contrat SaaS sur plusieurs années
Un contrat SaaS sur plusieurs années est simplement un contrat qui correspond à un engagement sur plusieurs années (généralement de 2 à 3 ans). L'acheteur s'engage à rester un client à un prix défini à l'avance, en échange d'une remise négociée avec le vendeur.
Selon les études, les contrats SaaS sur plusieurs années deviennent de plus en plus courants dans les entreprises de toutes tailles : 60 % d'entre elles les utilisent. Il y a également une corrélation entre l'adoption de contrats à long terme et la taille des entreprises clientes.
B. Avantages et inconvénients des contrats sur plusieurs années sur le papier
i. Les avantages d'un contrat SaaS sur plusieurs années
Premier avantage : des économies budgétaires Un contrat SaaS sur plusieurs années vous permet d'économiser de l'argent grâce à la remise négociée avec le fournisseur. Les schémas varient de 5 % à 10 % de remise par an à partir de 2 ans d'engagement. Un engagement de 3 ans vous permet de négocier une remise annuelle de 10 à 20 % par rapport au prix de liste.
Deuxième avantage : négocier des services supplémentaires gratuits (ou à prix réduit). En s'engageant sur plusieurs années, vous pouvez également négocier une remise sur les services et frais liés à l'abonnement logiciel.
Par exemple : les coûts de mise en place, un support client dédié, une formation interne...
Tous ces éléments vous permettront de réduire la friction de l'adoption du logiciel, et donc de maximiser son utilisation (et les bénéfices associés).
L'engagement à long terme est donc attractif sur le papier... Mais, il y a également beaucoup d'inconvénients !
ii. Les inconvénients d'un contrat SaaS sur plusieurs années
Premier inconvénient : l'impossibilité de changer d'outils. Logiquement, en s'engageant pour 2 à 3 ans, vous courrez le risque de ne pas pouvoir changer votre outil si vos besoins changent. Vous courez également le risque de vous rendre compte que son utilisation ne correspond pas aux bénéfices attendus : vous auriez résilié votre abonnement après un an si vous n'aviez pas engagé.
Deuxième inconvénient : le risque de changement de budget. Nous parlons ici aux chefs d'équipe. Prenons l'hypothèse que le budget SaaS de votre département est de 100 000 € par an en 2023.
Vous négociez une remise de 10 % (par rapport à un engagement annuel) contre un engagement de 3 ans pour un outil SaaS à 50 000 € par an.
Vous payez 45 000 € par an au lieu de 50 000 €, et économisez 5 000 € par an. Jusque là, l'opération est intéressante.
Mais en 2024, pour des raisons externes, le budget SaaS est réduit : votre budget annuel passe de 100 000 € à 60 000 €.
Votre marge de manœuvre est désormais très limitée : vous êtes incapable de renégocier votre contrat à 45 000 € par an, pour les 2 prochaines années... Alors que vous auriez pu tirer le meilleur parti de ce changement de situation si vous aviez opté pour un engagement annuel !
En réalité : les contrats SaaS annuels offrent plus de levier pour la renégociation que les contrats à long terme.
Troisième inconvénient : les risques liés à une prévision erronée Il peut être complexe d'estimer les volumes d'utilisation sur 2 à 3 ans d'engagement. Et surtout pour les start-ups ou scale-ups en phase de forte croissance.
Si la métrique du contrat est un nombre d'utilisateurs, il y a deux grands risques :
S'engager à un volume d'utilisateurs qui ne sera jamais atteint : de nombreuses entreprises sont ainsi contraintes de payer des sièges non utilisés ; Ne pas anticiper une forte croissance du nombre d'utilisateurs (la facture monte vite). Dans le cas d'un engagement à long terme, il est donc essentiel de prévoir des options qui permettent aux volumes d'évoluer au cours du contrat (voir la partie 3 de cet article).
Les contrats SaaS pluriannuels : prudence !
Vous êtes-vous vu proposer un contrat pluriannuel ? En principe, vous devez être prudent. Comme nous le verrons, un contrat pluriannuel est une source de décalage des intérêts entre un fournisseur et son client.
A. Vous êtes-vous vu offrir un contrat de plusieurs années ? Soyez prudent
i. Les calculs économiques derrière le contrat pluriannuel
Lorsqu'une entreprise commercialise un SaaS, elle est sensible aux indicateurs clés (KPI) :
Son chiffre d'affaires récurrent annuel (ARR) : le chiffre d'affaires qui sera réalisé l'année suivante en fonction des abonnements annuels pris Son taux de résiliation : le pourcentage de ses clients qui ne renouvellent pas leur contrat à l'expiration Donc, si le taux de résiliation est faible, l'entreprise n'a pas intérêt à vous offrir une remise. Cela signifierait réduire leur chiffre d'affaires futur, alors que vous auriez renouvelé votre abonnement de toute façon.
Conclusion : Les entreprises de SaaS ne devraient offrir des remises que si elles permettent de réduire leur taux d'attrition.
Les intérêts ne sont donc pas alignés entre vous (client) et le fournisseur : la durée de l'engagement est un moyen d'augmenter le chiffre d'affaires, sans justifier une valeur supplémentaire. Mais ce n'est pas tout : un contrat pluriannuel comporte aussi des coûts cachés, qu'il faut prendre en compte !
ii. Les coûts cachés derrière un contrat pluriannuel
Dans la plupart des entreprises, vous devrez négocier avec le service des achats, ou la finance, pour valider l'abonnement à un contrat pluriannuel.
En fait, 2 coûts cachés se dégagent.
Coût caché 1 : Le coût du temps passé à négocier. Les négociations prennent plus de temps, nécessitent l'implication de plus de personnes, et donc augmentent la quantité totale de temps passée sur le sujet sans créer de valeur supplémentaire.
Coût caché 2 : Le risque pour votre crédibilité. Tout le monde peut apprécier ce coût supplémentaire, qui est pourtant bien réel : en déclenchant un processus de négociation qui implique plusieurs services internes, vous faites beaucoup de bruit et mettez votre crédibilité en jeu, alors qu'un abonnement annuel n'aurait pas nécessité ces étapes.
Et tout cela, sans prendre en compte l'environnement économique actuel.
B. Dans l'environnement économique actuel : le cash est roi
Il n'a jamais été plus important de prendre soin de votre trésorerie que dans le contexte actuel. L'inflation peut rendre certains investissements en cash plus intéressants, alors que le financement de capitaux est incertain pendant au moins 18 à 24 mois.
Il sera donc intéressant de s'engager pour des contrats pluriannuels uniquement si vous obtenez au moins une remise de 10 % par an supplémentaire par rapport à un abonnement annuel.
Voyons maintenant dans quels cas il sera intéressant d'utiliser un contrat pluriannuel comme levier pour optimiser votre trésorerie.
Quand faut-il négocier un contrat pluriannuel ?
Nous avons souligné que vous devriez toujours être prudent quant à un contrat pluriannuel en principe. Cela est vrai dans le cas général.
Cependant, certaines entreprises SaaS établies offrent ce type de contrat : il s'agit alors de négocier votre engagement le mieux possible pour réduire vos coûts, tout en minimisant le risque associé.
A. Les entreprises qui offrent historiquement des contrats pluriannuels
Les entreprises SaaS les plus établies offrent souvent des contrats pluriannuels en raison de leur structure historique, et malgré un faible taux de désabonnement.
Leur logiciel est reconnu, il n'y a aucun doute sur la qualité ou l'étape de développement.
C'est le cas pour : CRM : Salesforce, Hubspot, Zoho... Outils de billetterie (support client) : Zendesk, Intercom... Les suites les plus utilisées : Microsoft, Google, etc. Dans ces cas, et lorsque les niveaux de réduction le justifient, il peut être intéressant de s'engager sur 2 à 3 ans. Mais la réputation de ces entreprises leur permet également de justifier un niveau de réduction plus faible.
Une question se pose alors : quel est le niveau de réduction qui justifie un engagement pluriannuel ?
B. Comment calculer le niveau de réduction qui justifie un engagement pluriannuel
Avec des réductions de plus de 10% par an, on peut rapidement avoir l'impression de manquer une bonne affaire. Cependant, nous verrons que cela ne justifie pas nécessairement un engagement en raison du risque associé.
Comment calculer le niveau de réduction ciblé ?
Étape 1 : évaluer le coût du capital
Dans la plupart des cas, vous paierez votre abonnement annuellement, à l'avance. Cela signifie que vous devez au moins compenser chaque année d'engagement avec une réduction équivalente au coût du capital mobilisé.
En 2022, le cabinet McKinsey a estimé que le coût annuel du capital est de 9,4 % pour les entreprises cotées au S&P 500 (bourse américaine). Selon votre industrie, votre étape de développement et votre facilité d'accès au capital, vous pouvez donc estimer que le coût annuel du capital est de 10 à 20 %.
Pour estimer le coût de la dette, utilisez simplement le taux auquel vous avez accès via votre banque. Probablement entre 5 et 10 % en 2023.
Il est donc difficile de considérer s'engager à des paiements annuels sans une réduction de 5 % à 10 % par an d'engagement. En effet, même si vous ne payez pas la totalité de votre abonnement à la signature, vous vous engagez à payer ce montant à l'avance, à un moment prédéfini.
Étape 2 : Définir le « coût du risque »
****En plus du coût du capital, vous devez estimer le coût du risque associé à cet engagement pluriannuel.
Le risque provient des éléments évoqués ci-dessus, notamment :
La stabilité du logiciel et de l'entreprise qui le commercialise ; La probabilité que vos besoins évoluent ; La perte potentielle de productivité en cas de logiciel non adapté ; La possibilité (ou non) d'essayer le logiciel avant votre engagement. Selon ces éléments, le risque associé à l'engagement représente un coût supplémentaire de 5 à 10 % du coût du capital.
Et maintenant, voyons comment vous protéger de ces risques via des clauses spécifiques à intégrer dans le contrat SaaS, en cas d'engagement pluriannuel.
C. Négocier des clauses spécifiques pour réduire le risque
En négociant des clauses spécifiques, vous pouvez réduire votre risque. Outre la durée de l'engagement et la remise associée, de nombreuses clauses peuvent avoir un impact sur votre contrat et le service fourni. Soyez prudent : si vous ne négociez pas les termes du contrat, vous risquez d'accepter des conditions qui ne sont pas favorables à votre entreprise.
Pour réduire votre risque, nous vous encourageons à définir soigneusement les clauses spécifiques de votre contrat, en particulier les 3 clauses suivantes.
La clause de garantie Cette clause définit les garanties offertes par l'entreprise concernant la qualité et la fiabilité du service. Elle peut inclure des garanties de disponibilité (uptime/downtime) et de performance.
La clause de résiliation Cette clause définit les conditions selon lesquelles vous pouvez mettre fin au contrat avant la date d'expiration prévue (par exemple, en cas de non-respect de la clause de garantie). Elle peut prévoir des frais de résiliation qui vous permettront de mettre fin au contrat avant la fin de la période d'engagement.
La clause de résiliation peut également être associée à un critère de performance : si un objectif prédéfini n'est pas atteint, le client a la possibilité de rompre le contrat.
Par exemple : si aucune économie n'est réalisée au cours de l'année 1 avec Circla, nos clients peuvent sortir du contrat sans frais supplémentaires. (Mais cela ne s'est pas encore produit et cela ne se produira pas.)
La clause de modification La clause de modification définit les conditions selon lesquelles le contrat peut être modifié au fil du temps. Elle peut inclure des dispositions pour les mises à jour ou modifications du logiciel, ainsi que les éventuels coûts associés à ces modifications (ajout d'utilisateurs, volume d'utilisation...)
Enfin, la clause de modification peut inclure la notion de renouvellement anticipé : à la demande d'une des parties et en cas de changement des besoins (ou du volume d'utilisation), il est possible de retourner à la table de négociation avec le fournisseur pour une renégociation anticipée avant la fin du contrat. Ceci permettrait à de nombreuses entreprises d'éviter de continuer à payer pour des sièges inutilisés après des plans de départ volontaire (PDV) ou des plans de protection de l'emploi (PPE).
Des tampons et des options de mise en route Il peut être difficile de prévoir le volume d'utilisation et le nombre d'utilisateurs 2 ou 3 ans à l'avance : en cas de forte croissance, la facture peut augmenter rapidement. Il est donc important d'inclure des tampons ou des options de mise en route, qui permettent de contrôler (à la hausse) l'évolution du contrat.
À propos de Circla : Nos équipes ont renégocié un total de 10 millions d'euros de contrats SaaS. Grâce à notre plateforme, nos clients ont réalisé plusieurs millions d'euros d'économies.
Réserver un RDV ici: https://meetings.hubspot.com/delouvrier
Conclusion
En résumé, le contrat pluriannuel peut vous permettre d'économiser des dizaines, voire des centaines de milliers d'euros par an. Mais il est important de ne pas sous-estimer les risques associés à cet engagement, surtout dans l'environnement actuel où les budgets et les besoins peuvent rapidement changer.
Cependant, ne vous inquiétez pas, il existe des moyens de vous protéger contre ces risques en négociant des clauses spécifiques dans le contrat SaaS. Si vous souhaitez économiser de l'argent sur vos abonnements SaaS, nous pouvons vous aider.
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