Découvrez les 13 indicateurs de performance clés (KPI) essentiels pour mesurer le succès de l'équipe et repérer les opportunités d'améliorer en continu les performances de votre équipe d'achat.
Pour les dirigeants des achats, les impacts de l'action de leur équipe sont clairs : réduction des risques, réduction des coûts, amélioration de la rentabilité et plus grande efficacité opérationnelle.
Comme pour tous les départements, ces avantages doivent cependant être quantifiés et mesurés. Nous utilisons à cette fin des KPI d'achat.
Les KPI d'achat aident les équipes d'achat à suivre et à mesurer les performances, à identifier les domaines à améliorer et à surveiller la croissance et les progrès effectués vers les objectifs d'achat cruciaux.
Que sont les indicateurs de performance clés (KPIs) en gestion des achats ?
Les indicateurs de performance clés (KPIs) sont des métriques utilisées pour mesurer les performances dans un contexte commercial donné.
Les indicateurs de performance clés en approvisionnement sont donc des métriques utilisées pour mesurer le succès et la progression dans le contexte de la recherche et de l'achat.
Les équipes d'approvisionnement utilisent les KPIs pour définir un standard et une référence pour leurs performances. Ces mesures sont revues mensuellement ou trimestriellement et comparées aux résultats des périodes précédentes.
L'objectif est d'améliorer les performances par rapport aux KPIs importants à chaque période ou au moins de les maintenir stables (en fonction des performances actuelles).
Comment définir les KPIs de gestion des achats ?
Suivez ces étapes de base pour définir des indicateurs de performance clés (KPI) :
1. Identifier les objectifs de l'entrepriseQuels sont les principaux objectifs de l'entreprise actuellement ?
Par exemple, l'un de vos objectifs commerciaux pourrait être d'augmenter la rentabilité avant une nouvelle levée de fonds.
2. Traduire les objectifs commerciaux en objectifs d'approvisionnementIci, vous répondez à la question : qu'est-ce qui définit le succès pour votre équipe d'approvisionnement ?
Utilisez les objectifs commerciaux établis ci-dessus pour déterminer cela. Par exemple, si l'augmentation de la rentabilité est un objectif commercial clé, le service des achats peut aider à progresser en réduisant les coûts d'exploitation.
3. Choisir des indicateurs quantifiablesEnsuite, déterminez les aspects mesurables de la performance qui s'inscrivent dans ces objectifs.
Dans ce cas, quelques mesures pertinentes pour réduire les coûts incluent :
- Dépenses sous gestion
- Réduction des coûts d'approvisionnement
- Nombre de fournisseurs
- Disponibilité des fournisseurs
Décidez de la façon dont vous mesurerez la performance et mettez en place un système de suivi.
Par exemple, vous pouvez mettre en place un tableau de bord personnalisé dans votre plateforme de gestion des achats pour suivre les progrès en temps réel.
5. Établir une cadence de revueDéterminez à quelle fréquence vous examinerez la performance par rapport aux KPI.
Bien que votre outil logiciel d'approvisionnement vous montre les progrès en temps réel, il est sage de convenir de réunions régulières en tant qu'équipe pour examiner l'impact des stratégies mises en place et réfléchir à de nouvelles opportunités d'amélioration. Des réunions mensuelles ou trimestrielles sont généralement appropriées.
13 KPIs pour votre équipe d’achats IT
Les 5 indicateurs clés de performance (KPIs) en gestion des achats
La mesure des performances est essentielle pour améliorer la gestion des achats de votre entreprise. Les KPIs sont des mesures quantifiables que vous pouvez utiliser pour évaluer la performance de votre équipe d'achats et atteindre vos objectifs commerciaux. Voici les 5 KPIs les plus importants à suivre :
1. Taux de conformité des fournisseurs
Le taux de conformité des fournisseurs mesure la fréquence à laquelle vos fournisseurs respectent les obligations énoncées dans votre contrat. Un contrat bien conçu, ainsi qu'un processus de gestion de contrat bien élaboré, sont donc des étapes cruciales pour améliorer ce KPI. Vous pouvez également mesurer le taux de non-conformité des fournisseurs, c'est-à-dire le nombre de fois où les fournisseurs ne respectent pas certaines obligations contractuelles.
2. Taux de défaut des fournisseurs
Le taux de défaut des fournisseurs est le pourcentage d'articles qui sont livrés défectueux, cassés ou ne répondent pas aux normes. Dans l'achat de logiciels, ce KPI est affecté par deux facteurs : la durée d'indisponibilité des logiciels et les problèmes techniques.
3. Réduction des coûts d'approvisionnement
La réduction des coûts d'approvisionnement mesure la somme d'argent que votre équipe d'achats économise en mettant en œuvre des stratégies de réduction des coûts, comme la consolidation des licences de logiciels. Vous pouvez mesurer la réduction des coûts d'approvisionnement soit en montant total d'argent économisé sur une période donnée, soit en pourcentage des dépenses totales.
4. Taux de conformité des processus
Le taux de conformité des processus est une mesure de la conformité interne avec les politiques d'achat que vous avez mises en place. Il est important pour mesurer comment votre équipe adhère aux processus d'achat, en particulier si l'achat est décentralisé et n'est pas directement géré par un leader de l'approvisionnement. Le taux de conformité des processus est le pourcentage de nouveaux projets d'achat qui respectent précisément vos politiques d'achat.
5. Nombre de fournisseurs
Le nombre de fournisseurs est important pour trouver un équilibre entre trop de fournisseurs et pas assez. Plus vous avez de fournisseurs, plus vous prenez de risques et plus vous devez gérer la relation avec les fournisseurs. En revanche, avoir trop peu de fournisseurs vous expose à des problèmes de chaîne d'approvisionnement et de pénuries. Il est recommandé d'avoir au moins deux fournisseurs pour chaque catégorie d'achat, un fournisseur principal que vous utilisez régulièrement et un fournisseur secondaire pré-validé en cas d'urgence.
6. Taux de couverture des bons de commande
Le taux de couverture des bons de commande mesure le pourcentage de factures de fournisseurs qui correspondent aux numéros de bons de commande existants.Idéalement, ce pourcentage devrait être à 100 % ou proche de 100 % pour éviter les dépenses non autorisées et les coûts de traitement élevés.
7. Retour sur investissement de la gestion des achats Ce KPI mesure le retour sur investissement total de la gestion des achats.Pour le calculer, vous devez d'abord comprendre les coûts annuels totaux économisés grâce à la gestion des achats. Ensuite, divisez vos économies de coûts annuelles par le coût annuel de gestion des achats (salaires, logiciel de gestion des achats, etc.) pour déterminer votre ROI.
8. Dépenses sauvages
Les dépenses sauvages sont des dépenses qui ne respectent pas les politiques et procédures d'approvisionnement de votre entreprise.
Ce type de dépense est essentiel à surveiller en ce qui concerne l'achat de logiciels en tant que service. Il est courant que les responsables de département effectuent de petits achats qui, à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente, finissent par représenter des factures annuelles énormes.
Les dépenses sauvages représentent un pourcentage des dépenses totales, et il est généralement souhaitable de le maintenir aussi bas que possible.
Pour en savoir plus sur les dépenses sauvages et sur la façon de les réduire, consultez notre guide : Qu'est-ce que les dépenses sauvages et comment les éviter en 5 étapes.
9. Dépenses sous gestion
Les dépenses sous gestion (SUM) sont l'inverse des dépenses sauvages, mesurées en montant en dollars.
La SUM représente le montant total dépensé en achats, moins les dépenses sauvages. Votre département d'approvisionnement devrait viser à augmenter autant que possible la métrique de dépenses sous gestion.
10. Compétitivité des prix
La compétitivité des prix mesure le prix que vous payez pour les biens et services par rapport au prix catalogue et aux prix du marché réel, tels qu'identifiés par les fonctionnalités d'étalonnage des prix de votre plateforme d'approvisionnement.
11. Temps de cycle de commande
Le temps de cycle de commande est le laps de temps (mesuré en jours ou en heures) qui s'écoule entre la création d'un formulaire de demande d'achat et son envoi au fournisseur. Il mesure la vitesse à laquelle vos flux de travail d'approbation fonctionnent, les temps de cycle de commande plus rapides étant meilleurs.
12. Ratio des achats d'urgence
Le ratio des achats d'urgence est le pourcentage de dépenses (mesuré en dollars ou en nombre de bons de commande) effectuées dans un contexte d'urgence.
Un exemple est lorsqu'un de vos fournisseurs habituels ne peut pas satisfaire une commande et que vous devez rapidement passer à un prestataire de services alternatif pour répondre à ce besoin.
Les achats d'urgence sont généralement plus chers, surtout lorsque l'on tient compte du travail supplémentaire requis de l'équipe d'approvisionnement pour rectifier le problème.
Ils signifient également que vous prenez un risque supplémentaire, car il est souvent le cas que ces fournisseurs secondaires sont nouveaux et donc non évalués en contexte d'urgence - ce qui explique en partie pourquoi le nombre de fournisseurs est une métrique d'approvisionnement si importante.
Dans cette optique, il est recommandé de maintenir le ratio des achats d'urgence aussi bas que possible.
13. Disponibilité du fournisseur
La disponibilité du fournisseur mesure la performance du fournisseur du point de vue de la réactivité aux demandes de commande d'urgence.
Elle répond à la question "À quel point ce fournisseur est-il capable de répondre à nos demandes croissantes ?" et témoigne de la fiabilité du fournisseur.
La disponibilité du fournisseur est le ratio des articles disponibles (ou des heures s'il s'agit d'un prestataire de services) par rapport au nombre de commandes passées.
Par exemple, si vous achetez 1000 unités d'un article et que vous en avez 5000 disponibles à tout moment, vous avez un ratio de disponibilité de 5:1.
Dans l'achat de logiciels, la disponibilité du fournisseur se réfère à la capacité du fournisseur à augmenter l'utilisation. Par exemple, votre fournisseur d'automatisation d'e-mails peut-il passer instantanément de 10 000 à 100 000 e-mails envoyés par mois ?
Atteignez vos objectifs d'approvisionnement avec Circla
Beaucoup des KPI d'approvisionnement discutés ci-dessus se concentrent sur la gestion des coûts. Ils visent à créer des économies réelles qui réduisent le coût total de l'approvisionnement et créent une entreprise plus rentable.
Pour les entreprises modernes qui s'appuient fortement sur des outils logiciels pour leurs opérations quotidiennes, trouver des opportunités pour réduire les dépenses logicielles est une priorité absolue.
Circla est la plateforme d'achat de SaaS qui aide les parties prenantes de la fonction d'approvisionnement à prendre des décisions d'achat de logiciels rentables.
Circla vous aide à :
Mettre en place et optimiser les pratiques de gestion des performances des fournisseurs pour gérer les risques d'approvisionnement Suivre l'impact de vos initiatives de gestion des coûts sur la rentabilité Simplifier l'ensemble du cycle d'approvisionnement avec des flux de travail d'approbation automatisés
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