L'industrie du logiciel a connu une transformation profonde au cours des dernières années. L’essor des solutions SaaS a été grandement accéléré par la pandémie de Covid-19, qui a conduit à la migration des solutions on-premise vers des solutions SaaS.
Alors qu'elles étaient auparavant considérées comme une option, ces solutions sont devenues indispensables pour les entreprises afin d’assurer la continuité des activités. Au-delà de leur commodité et de leur fonctionnalité, la raison principale pour laquelle les entreprises choisissent des solutions SaaS est d’améliorer leurs performances (31%).
Chez Circla, nous comprenons tous les avantages et les bénéfices offerts par les solutions SaaS pour améliorer les performances des entreprises.
Les SaaS au service de la productivité ou l'inverse ?
Les entreprises ont raison de croire que les logiciels cloud vont stimuler leur organisation et leur efficacité. Mais pour y parvenir, il faut souvent passer par un processus d’achat SaaS douloureux, chronophage et coûteux. Bien que la mise en place d'outils soit de plus en plus facile, il est difficile de justifier la complexité du processus d'approvisionnement SaaS en soi. Surtout parce que de nombreuses entreprises, peut-être la vôtre, n'ont personne dans le rôle d'acheteur.
Cependant, en réalité, beaucoup d'entreprises ne disposent pas des ressources nécessaires pour mener à bien ce processus d'achat, surtout pour les PME et les start-ups. C'est pourquoi il est souvent judicieux de faire appel à des consultants spécialisés dans le sourcing SaaS pour vous aider à établir un plan d'action personnalisé, à choisir les meilleurs fournisseurs et à négocier les contrats. Cela vous permettra de gagner du temps et de l'argent, et de vous concentrer sur votre cœur de métier.
C'est pourquoi nous proposons un guide pratique des 8 étapes qui composent le cycle d'achat/vente des solutions SaaS.
Comment mettre en place un processus d'achat rigoureux et efficace qui intègre à la fois les exigences fonctionnelles de l'entreprise et les exigences informatiques non fonctionnelles, même sans un département dédié aux achats SaaS ? Examinons ces 8 étapes, de l'expression du besoin de l'acheteur à la mise en œuvre du contrat SaaS... et comment les améliorer pour que votre équipe ne perde pas de temps ou d'argent!
Afin de permettre aux entreprises de bénéficier pleinement des solutions SaaS sans perdre de temps ni d'argent, Circla propose un service d'achat SaaS. Nous sommes des experts en achat et en mise en œuvre de solutions SaaS et nous sommes là pour vous aider à trouver et à mettre en œuvre la solution qui convient le mieux à votre entreprise.
1/ Identifier le besoin
Le processus commence par l'identification du besoin exprimé par le(s) employé(s) qui seront les futurs utilisateurs de la solution SaaS. Ce besoin est souvent exprimé d'une manière ou d'une autre, même involontairement, avant d'être identifié comme tel. Il peut s'agir de l'augmentation des demandes de support client et de la difficulté à les gérer avec l'outil actuel, ou de dysfonctionnements dans les processus de travail, par exemple.
Une fois que la situation problématique a été identifiée et si elle est liée à un manque de technologie dans les processus, il convient d'établir une spécification détaillée. Cette spécification définit les contours fonctionnels et non fonctionnels du futur logiciel SaaS qui répondra au besoin exprimé. Il est très utile de découper chacun de vos besoins en histoires utilisateur pour être sûr de suivre la bonne direction.
Que doit contenir votre spécification ? Exprimez le besoin précis de la solution SaaS, quantifiez-le, indiquez le but et les objectifs, définissez les exigences en matière de service et de support client, établissez le budget dédié en coordination avec l'équipe financière, etc. Vous pouvez bien sûr ajouter tout critère spécifique qui importe à votre entreprise, comme des engagements de responsabilité sociale par exemple. La spécification est la base de votre processus d'achat de cloud.
Bonus : organisez des ateliers avec chaque niveau d'utilisateurs pour chaque fonctionnalité afin de mieux définir vos besoins.
2/ Sélection des fournisseurs de solutions SaaS
Une fois que vos spécifications sont claires et validées par vos équipes, il est temps de commencer à rechercher des fournisseurs de solutions SaaS qui répondent au besoin exprimé. Comment faire la recherche ? La recherche en ligne est la façon la plus évidente. Avec une recherche Google, votre acheteur ou collaborateur de recherche dédié peut déjà trouver toutes les solutions spécialisées dans la résolution de ces défis. Il peut consulter les fonctionnalités de chaque logiciel, les premières données sur le prix, etc. Cependant, il n'est pas toujours facile de trier tous les résultats et d'identifier les outils les plus alignés avec les besoins de votre organisation.
Idéalement, pour compléter cette recherche de fournisseurs en ligne, vous demandez à votre réseau les outils SaaS utilisés par leur équipe pour établir un mini-benchmark. D'une part, vous avez la confirmation (ou non) que la solution que vous envisagez correspond à vos besoins, et d'autre part, vous avez des informations plus précises sur les prix. Cela vous permet de savoir si le budget établi dans les spécifications est réaliste ou s'il doit être ajusté. Cela reste une partie complexe car les données ne sont pas publiques et il y a souvent des clauses de confidentialité dans les contrats.
Avec cette étape de sourcing, vous collectez les premières informations et pouvez exclure les fournisseurs qui ne répondent pas à tous les critères, pour ne sélectionner que 3 ou 4 pour aller plus loin. Il est inutile de continuer avec un fournisseur de solutions SaaS qui ne répond pas aux exigences de votre service informatique, par exemple.
3/ Réaliser des démonstrations de logiciels SaaS
La prochaine étape consiste à organiser des démonstrations des solutions pré-sélectionnées. Avec le développement du modèle SaaS, cela est devenu courant. Ils sont faciles à organiser et à présenter. C'est le moment idéal pour vérifier vos histoires d'utilisateurs en direct.
C'est à vous de déterminer qui participe à l'équipe, que ce soit votre acheteur désigné, l'utilisateur final de la solution et/ou les membres des équipes informatiques et financières. Au cours des démonstrations, vous pourrez poser toutes les questions que vous avez pour vous assurer que le produit répond à vos besoins initiaux. C'est également un bon moment pour examiner les aspects techniques et vérifier que les prérequis sont bien maîtrisés.
Bonus : vous pourrez voir en direct si tout ce qui est décrit sur le site Web de l'éditeur SaaS est efficace, ou si, surprise, la fonctionnalité souhaitée ne sera pas disponible avant plusieurs mois. Il est normal de communiquer votre vision, mais si vous avez besoin de certaines fonctionnalités immédiatement, cela pourrait affecter votre choix.
4/ Comparer les offres SaaS
Cette étape consiste à obtenir une offre formelle et complète de chaque fournisseur SaaS encore en lice. Si vous êtes dans un marché réglementé, qui exige une demande de proposition traditionnelle, c'est le moment de construire le dossier et de l'envoyer à vos fournisseurs potentiels.
L'erreur à éviter à ce stade, même si vous n'êtes pas obligé de recevoir au moins 3 devis séparés ? Ne sollicitez qu'un seul fournisseur ! Comme toujours, la meilleure pratique consiste à mettre les fournisseurs en concurrence afin d'avoir un levier de négociation. Oui, même si vous avez déjà une idée très claire de la solution SaaS que vous voulez utiliser.
À ce stade du cycle d'achat/vente, les fournisseurs SaaS devraient vous fournir une offre formelle et toutes les données sur le coût de leur application ou logiciel.
5/ Comparer les offres
Toutes les offres ont été transmises et les démonstrations effectuées. Tout ce qui reste est pour votre acheteur, ou votre employé dédié à cette recherche, de "traduire" les offres des éditeurs de SaaS. Cela signifie centraliser les offres et les comparer selon une grille d'évaluation unique. Pour créer cette matrice, il suffit d'utiliser les critères définis dans vos spécifications (coût, fonctionnalités, etc.).
En même temps, il est temps d'effectuer la diligence raisonnable :
- Technique, d'une part, pour s'assurer que le logiciel ou l'application SaaS envisagé répond aux exigences de votre service informatique. Attention, cela peut prendre du temps !
- Client, d'autre part. Il est tout à fait possible - et même recommandé - de demander aux fournisseurs avec lesquels vous discutez les noms de quelques clients (et pas ceux présents sur leur site idéalement) pour obtenir leur opinion sur la solution. Cela nécessite un peu de temps mais vous permet de prêter attention à certains points spécifiques et de choisir le meilleur produit pour vous.
6/ Vérifier la conformité des fournisseurs de SaaS
Cette étape est cruciale dans le processus d'achat de SaaS. La question de la conformité est soulevée à deux niveaux : premièrement, l'approche Know your supplier (KYS). Littéralement "connaître votre fournisseur", il s'agit de confirmer l'identité d'un tiers et de montrer que votre organisation a assuré la conformité du fournisseur. Cette partie est effectuée par votre équipe d'achat et/ou votre équipe financière et juridique.
Une autre partie de la conformité qui est importante est la conformité au RGPD. C'est particulièrement crucial dans l'achat de SaaS car vous devez vous assurer que les données qui passent par le logiciel SaaS sont bien protégées et ne seront pas utilisées à des fins non autorisées.
7/ Mettre en place la solution
Une fois que le contrat est signé, la phase de mise en place peut commencer. Cette phase implique généralement la configuration de la solution pour répondre aux exigences spécifiques de votre entreprise, la migration des données de votre ancien système (si applicable), la formation de vos employés à l'utilisation du nouveau système et la résolution de tout problème technique qui survient pendant la mise en place.
Pour assurer une mise en place réussie, il est important de travailler en étroite collaboration avec le fournisseur de SaaS pour résoudre tout problème qui se pose, effectuer des tests approfondis et veiller à ce que tous les employés soient formés à l'utilisation du nouveau système. Le processus de mise en place peut prendre du temps, il est donc important de planifier à l'avance et d'allouer suffisamment de ressources pour terminer le processus en temps opportun.
8/ Surveiller et optimiser
La dernière étape du cycle de vente/achat de logiciel SaaS consiste à surveiller et optimiser la solution. Une fois la solution mise en place, il est important de surveiller régulièrement ses performances pour s'assurer qu'elle continue à répondre aux besoins de votre entreprise. Cela peut impliquer l'analyse des données d'utilisation, la réalisation d'enquêtes auprès des utilisateurs finaux ou la consultation de vos équipes informatiques et financières pour identifier les domaines d'amélioration.
À mesure que les besoins de votre entreprise évoluent, il peut également être nécessaire de réévaluer votre solution SaaS et d'apporter des ajustements pour vous assurer qu'elle continue à répondre à vos exigences changeantes. Cela peut impliquer la renégociation du contrat avec le fournisseur ou la migration vers un nouveau système. La clé est de rester vigilant et proactif dans la surveillance et l'optimisation de votre solution SaaS pour vous assurer qu'elle continue à fournir la valeur dont votre entreprise a besoin.
Conclusion :
Le processus d’acquisition de logiciels en tant que service (SaaS) est complexe, en particulier si vous n'êtes pas un spécialiste des achats et négociations SaaS et que votre entreprise n'a pas d'équipe dédiée. Cependant, le maitriser est essentiel : plus rapidement vos équipes peuvent obtenir la solution SaaS qui répond à leurs besoins, plus efficaces elles seront. Être accompagné et conseillé dans son cycle d’achat est la solution.
Le prestataire de services est un expert dans le domaine et connaît parfaitement le marché. Là où vous n'avez pas d'informations sur les coûts habituels des différentes solutions SaaS, il dispose d'un benchmark précis qui vous permet de vous situer. Vous pouvez enfin prendre une décision basée sur des données. De plus, c'est également le fournisseur d'approvisionnement qui effectue toutes les recherches pour vous, plus rapidement et plus efficacement, grâce à sa connaissance du marché.
Il est nécessaire d'avoir une stratégie d'achat de SaaS formelle et rigoureuse afin que vos équipes passent le moins de temps possible sur ce processus et puissent se concentrer sur leur cœur de métier. Si vous souhaitez optimiser leur temps encore plus, vous pouvez utiliser un spécialiste de l'approvisionnement en SaaS tel que Circla.
