1 achat logiciel sur 2 est remis en cause par les équipes opérationnelles 6 mois après l'implémentation. Car acheter est un métier.
Un cycle d'achat logiciel SaaS est un processus chronophage, complexes et avec des intervenants multiples.
Certaines erreurs sont le résultat de contraintes de temps, d'autres dues à une mauvaise communication. Dans tous les cas, ces problèmes peuvent vous coûter du temps et de l'argent.
Voici les dix erreurs les plus courantes commises lors du cycle d'achat d'un logiciel, avec des conseils sur la façon de les anticiper et gérer au mieux.
1. Acheter un SaaS sans faire de comparaison
Mettre en concurrence est complètement normal, mais surtout c'est un pré-requis financier. Lorsque vous achetez un logiciel ou renouvelez un contrat, c'est une erreur de choisir le premier fournisseur que vous évaluez (ou de rester aveuglément fidèles à celui que celui que vous avez toujours eu).
Bien que cela puisse vous faire gagner du temps, vous risquez de laisser beaucoup d'argent sur la table ou de payer plus cher pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin.
Nous suggérons un processus de "trois devis et un achat" qui vous aide à comparer objectivement les meilleurs fournisseurs. Cela vous assure un meilleur prix. Cela signifie également que vous pouvez prendre une bonne décision en fonction des fonctionnalités, du contrat et des prix qui correspondent le mieux à vos besoins.
2. Acheter un logiciel à la dernière minute
La négociation est un processus qui demande du temps.
Si vous attendez la dernière minute pour acheter un logiciel SaaS, vous risquez de perdre du levier et de l'argent. En effet, vous vous retrouvez alors coincé avec l'offre proposée par un fournisseur, sans possibilité de négocier dans les meilleures conditions. Cela augmentera votre prix d'achat, et vous risquez de choisir le mauvais logiciel sous contrainte.
Pour les renouvellements, ne vous laissez pas piéger par les négociations de dernière minute. Au lieu de cela, fixez une période de révision de 90 jours avant votre date d'annulation ou de renouvellement automatique de votre contrat. Cela vous donnera le temps d'évaluer votre contrat actuel, de demander et de faire des modifications, ou de rechercher une autre solution. Cette pratique vous fera gagner du temps, évitera les frustrations et vous permettra de mieux gérer votre budget.
3. Acheter un logiciel sous pression
Ne vous laissez pas influencer par la pression ou le manque de temps lors de la négociation d'un contrat SaaS.
Le manque n'est pas votre ami, tout comme la négociation dans un court laps de temps. Même si un fournisseur vous propose une remise importante, il est préférable d'évaluer toutes vos options. Parfois, ces remises peuvent sembler attrayantes au premier abord, mais elles peuvent inclure des fonctionnalités inutiles ou nécessiter un engagement plus long que nécessaire.
La négociation d'un contrat SaaS ne doit pas être un processus conflictuel. Les meilleurs négociateurs savent que la collaboration mène à de meilleurs résultats et à des relations clients plus solides à long terme.
4. Penser court terme
Certains dépenses supplémentaires peuvent surgir longtemps après la signature du contrat. Par exemple, vous pouvez subir des augmentations de prix si vous n'avez pas verrouillé vos prix inclus sur du long terme. Si les modalités de paiement et les clauses de renouvellement ne sont pas examinées attentivement, vous pourriez avoir de coûteuses surprises à l'avenir.
Par conséquent, il est important d'examiner attentivement votre contrat et de considérer les risques à long terme auxquels vous pourriez être confronté en termes de prix ou de niveau de service. Prendre le temps de négocier des conditions de renouvellement favorables ou des paiements étalés ne réduit pas seulement les dépenses et les gaspillages SaaS sur le long terme, mais cela peut également éviter des frustrations futures telles que des rejets budgétaires ou la recherche d'une alternative lorsque le prix augmente.
5. Ne pas anticiper vos délais en internes
Acheter un logiciel prend généralement plus de temps que ce que nous pensons. Connaître les délais d'approbation standard, de bout en bout est essentiel pour pouvoir préparer votre rétro-planning et implémenter une solution dans les meilleures conditions pour les équipes.
Impliquer les différents départements en leur demandant leur timeline montre également votre bonne volonté, les mobilise dans le projets, et permet à chacun d'adapter son agenda en fonction des avancées du projet.
Parlez à vos chefs de département, à la finance, à la sécurité et aux services juridiques, et obtenez une compréhension granulaire de leur processus. Demandez des délais estimés et utilisez-les pour construire votre processus d'approbation. Cela respecte le temps de tout le monde et réduit les risques de problèmes survenant lors de la finalisation du contrat.
6. Examinez votre processus d'approbation
Chaque département devrait avoir un décisionnaire, opérationnel ou dirigeants, pour superviser les processus de décision. Si vous avez de nombreux signataires, simplifiez au maximum votre processus d'approbation. Nous recommandons l'accord des "quatre oui" suivants :
- Chef de département : un approbateur unique pour chaque équipe, tels que le responsable du marketing, le responsable de l'ingénierie, le responsable des ventes, etc.
- Finance : généralement, le directeur financier pour les organisations comptant jusqu'à environ 250 employés, le FP&A pour les entreprises de plus de 250 employés et les achats pour les grandes entreprises.
- Sécurité / DSI : le responsable de la sécurité de l'information ou de la personne chargée du questionnaire de sécurité.
- Juridique : cela peut être un conseiller juridique interne ou externe.
Impliquer tous les départements dans le processus d'approbation garantit des décisions solides et sans équivoques.
7. Impliquer le service juridique trop tard (ou trop tôt)
Le service juridique doit être informé quand un nouveau contrat arrive sur son bureau, c'est certain. Cependant, s'ils sont impliqués dans le cycle d'achat de SaaS trop tôt, ils n'auront pas forcément toutes les informations nécessaires ds le début pour conclure l'accord.
Ils pourraient également perdre du temps à travailler sur un accord qui ne passe pas le contrôle de l'IT et des finances.
Ou pour un produit qui, finalement, ne répond pas entièrement au cahier des charges.
Ne les embêtez pas dès le début, attendez d'avoir avancé suffisamment dans les process de réflexion et d'achat pour que les solliciter vaille la peine.
A l'inverse, s'ils sont impliqués trop tard, ils n'auront pas le temps d'évaluer et d'approuver correctement les contrats avant votre date limite souhaitée.
La meilleure chose à faire est de les inclure dans la discussion après que la sécurité et les finances ont donné leur approbation, tout en laissant le temps pour la révision, la révision et les questions. Donnez à votre équipe juridique au moins quelques semaines pour effectuer les diligences nécessaires. Il est recommandé de donner à votre équipe juridique quelques semaines au minimum pour mener à bien ces tâches, surtout si les contrats sont de grande valeur ou complexes.
8. Accepter une offre sans avoir les accord préalables en interne
Puisque Finance, Sécurité et Juridique ont tous un intérêt dans l'acquisition du logiciel, vous devez attendre leur feu vert. Pas d'engagement hâtif.
Parfois, l'enthousiasme, l'urgence de s'équiper ou la pression d'un commercial peut vous inciter à s'engager sur un "oui" préliminaire ("on vous fait une super offre si vous signez avant la fin du mois", phrase typique d'un commercial). Cependant, il est préférable de respecter les processus internes.
S'engager sans les approbations nécessaires signifie que vous courez le risque de devoir revenir sur l'accord. Par exemple, si vos équipes de Sécurité et Juridique ont des problèmes contractuels, l'accord est mort dans l'oeuf. Cela signifie recommencer à zéro, entraînant des retards importants ou des interruptions de service.
Avant d'accepter un prix ou de donner votre accord, même oral, assurez-vous que tous les décisionnaires sont sur la même longueur d'onde.
9. Choisir la mauvaise durée de contrat
S'engager sur un an ou plusieurs années ? C'est un dilemme récurrent. De meilleurs prix sur un engagement pluri-annuels, mais de plus gros risques.
Avoir la mauvaise durée de contrat peut vous coûter de l'argent et vous enfermer dans des services dont vous n'aurez peut-être plus besoin dans l'avenir. Par conséquent, il est important de comprendre ce que le logiciel ou le service fournit, son évolution produit à venir, à quel point il est essentiel pour la mission, et combien de temps vous en aurez besoin une fois la mission achevée
Quel engagement choisir ? En réalité, cela dépend.
Si vous n'êtes pas sûr de la manière dont vous utiliserez le logiciel ou le service au fil du temps, ou s'il s'agit d'un contrat plus petit et plus simple, envisagez une durée d'un an. Pour les contrats plus complexes ou à forte valeur ajoutée nécessitant une mise en œuvre à long terme et une intégration complexe, les contrats de plusieurs années peuvent avoir du sens dans les bonnes conditions.
10. Ne pas vous appuyer sur la notoriété de votre marque
Pour les grandes entreprises avec une certaine renommée, votre logo et votre réputation ont une valeur. Lorsqu'un commercial vous demande la permission d'ajouter votre logo ou votre témoignage sur leur site, c'est une occasion pour vous de négocier. Trop souvent, les clients achetant des logiciels permettent à un fournisseur de bénéficier de cet avantage de marque sans rien obtenir en retour.
Pour les start-up ou PME traditionnelles, votre logo et votre réputation ont également une valeur. Cela permet au logiciel de multiplier les références, et de montrer que les outils restent accessibles et simples à utiliser pour tous types d'entreprises
Si un fournisseur veut utiliser votre nom comme preuve sociale pour d'autres clients potentiels, demandez-leur de vous renvoyer l'ascenseur. Cela peut prendre la forme d'une réduction de prix, de sièges ou de licences supplémentaires, ou d'autres avantages. De cette façon, les deux parties bénéficient de la relation commerciale.
En comprenant les dix erreurs les plus courantes commises même par les équipes les plus expérimentées lors d'un achat de logiciel, vous pourrez mettre en place un processus d'approvisionnement plus efficace qui maintient tout le monde sur la même longueur d'onde tout en économisant du temps et de l'argent.
Bonus
Il est important de garder à l'esprit que ces dix erreurs ne représentent qu'une petite partie des nombreux obstacles que vous pouvez rencontrer lors du cycle d'achat d'un logiciel.
Il existe de nombreuses autres erreurs potentielles à éviter, ce qui peut être difficile à faire pour une équipe qui n'est pas habituée à acheter & négocier des logiciels.
C'est pourquoi il est souvent judicieux de faire appel à des consultants professionnels pour vous aider à naviguer dans un cycle d'achat logiciel.
Chez Circla, nous avons une équipe d'experts en achats de logiciels qui peuvent vous guider tout au long du processus et vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise. Nous vous aidons à identifier votre problématique, choisir le bon logiciel, le négocier au meilleur prix, et l'implémenter dans les meilleures conditions.
