Récemment encore, les services comptables recevaient des factures physiques, payaient les bons de commande par chèque et stockaient les documents papier encombrants dans de grands classeurs, eux-mêmes stockés dans de grandes armoires.
L'arrivée des fichiers PDF et des paiements directs a simplifié le processus d'administration financière.
Mais il existe une solution encore plus efficace - les logiciels de facturation électronique - qui facilite encore davantage la gestion des comptes fournisseurs.
Découvrez ce qu'est la facturation électronique et les cinq fonctionnalités les plus importantes à privilégier lors du choix d'une plateforme de facturation électronique.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique est le processus d'envoi et de réception de factures dématérialisées, en utilisant des factures électroniques spécialement codées pour minimiser le travail manuel et la possibilité d'erreurs humaines lors du traitement des factures.
Vous générez un bon de commande ou des devis, et le logiciel de facturation électronique de votre fournisseur le reçoit. La plateforme de votre fournisseur génère automatiquement une facture, qui est ensuite reçue par votre plateforme de e-facturation, ou facturation électronique.
Tout cela se passe presque instantanément et ne nécessite aucun traitement manuel des bons de commande ou de la création de factures. Il n'y a pas de place pour les erreurs humaines, comme votre fournisseur vous facturant le mauvais montant.
Quelle différence entre la e-facturation et la facturation traditionnelle ?
Traditionnellement, les factures étaient issues manuellement par un membre de l'équipe comptabilité de votre fournisseur, après avoir reçu un bon de commande de votre équipe d'approvisionnement. Elles étaient envoyées par courrier en tant que factures papier ou livrées sous forme de fichiers PDF via un e-mail automatique. Ensuite, un membre de votre équipe des comptes fournisseurs vérifiait, validait et téléchargeait manuellement la facture dans votre plateforme AP pour le traitement des paiements.
Avec la facturation électronique, tout cela se fait automatiquement, et c'est là la différence clé. L'envoi de simples factures PDF par e-mail n'est pas la même chose que la facturation électronique, car ces documents ne peuvent pas être traités sans l'intervention d'un être humain.
Pour qu'une facture soit considérée comme électronique, elle doit être traitable électroniquement et automatiquement.
Pour que l'ensemble du processus fonctionne, l'acheteur et le vendeur doivent utiliser un logiciel de facturation électronique.
A quoi sert un logiciel de facturation électronique ?
Le logiciel de facturation électronique est un type spécialisé de logiciel de comptes fournisseurs et clients qui aide les acheteurs et les vendeurs à créer, envoyer, recevoir et traiter des factures électroniques.
Son objectif principal est de rationaliser le processus de comptes fournisseurs en utilisant l'automatisation des factures et des formats de facture lisibles électroniquement. Ces avantages réduisent la nécessité d'une intervention humaine, réduisant ainsi l'exposition au risque.
Quelles obligations à partir de 2024
Depuis 2020, il est obligatoire pour toutes les entreprises de créer des factures numériques via Chorus Pro pour les contrats conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics.
Cependant, l'article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit d'étendre cette obligation à terme pour les factures émises entre les assujettis à la TVA en France. Les entreprises devront également transmettre à l'administration fiscale les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie.
Cette évolution légale vise à favoriser la transition vers la facturation électronique dans le but de simplifier les processus administratifs et de réduire les risques d'erreurs. Il est donc essentiel de se familiariser avec les fonctionnalités clés d'un logiciel de facturation électronique avant de faire votre choix.
5 fonctionnalités que votre logiciel de facturation électronique doit avoir
⚠️ Certains logiciels de comptes fournisseurs et de facturation prétendent offrir une fonctionnalité de facturation électronique alors qu'en réalité, ils parlent d'envoi et de stockage de documents PDF par courrier électronique.
1/ Prise en charge de plusieurs formats de facture
Pour une véritable plateforme de logiciel de facturation électronique, recherchez une prise en charge de formats électroniques tels que XML, EDI, JSON et RosettaNet.
2/ Intégration avec vos systèmes de gestion des achats
Choisissez une plateforme de logiciel de facturation électronique qui s'intègre à votre plateforme de gestion des achats.
Cela vous permet de synchroniser les données entre les deux plateformes, telles que l'enregistrement automatique des paiements effectués ou des expéditions reçues.
Par exemple, lorsqu'un responsable des achats de votre équipe crée un bon d'achat dans votre plateforme de gestion des achats, la facture est reçue et traitée dans votre logiciel de facturation électronique et automatiquement marquée comme résolue.
3/ Conformité à la législation financière pertinente
Les informations financières sont sensibles, et dans de nombreux cas, leur sécurité est protégée par la loi.
Choisissez une plateforme de facturation électronique qui :
- Stocke les données des comptes fournisseurs pendant la durée minimale légalement requise dans votre région
- Offre des signatures numériques conformes et légalement acceptées
- Dispose de protocoles de sécurité de données robustes (vous aidant à minimiser le risque de sécurité SaaS)
4/ Prise en charge de plusieurs devises
Une bonne plateforme de facturation électronique offrira une prise en charge de plusieurs devises, y compris la traduction de ces données lors de l'intégration avec d'autres logiciels de votre pile technologique.
Par exemple, vous pourriez recevoir et payer une facture en dollars, mais toutes vos données dans votre plateforme de gestion des fournisseurs sont en euros.
Vous aurez besoin de montants de paiement pour une conversion précise lors du passage d'une plateforme à l'autre, sinon vos données de coûts de fournisseur seront inexactes.
5/ Prise en charge de plusieurs modes de paiement
Votre plateforme de facturation électronique devrait faciliter la création et l'acceptation de paiements en plusieurs formes, y compris :
- Carte de crédit
- Virement direct
- Intégration avec des passerelles de paiement et des outils tiers
Cela améliore votre capacité à recevoir des fonds de vos clients et à payer vos fournisseurs conformément à votre accord écrit (par exemple, certains fournisseurs de logiciels n'acceptent que les paiements par carte de crédit).
Comment choisir son outil de facturation électronique
⚠️ Retrait de Quickbooks (leader mondial de la facturation) du marché français à partir de fin 2023
Il existe une multitude de solution de facturation électronique, mais toutes ne sont pas conformes aux nouvelles régulations imposées par l'Etat Français à partir de 2024. Quelques solutions vers lesquelles vous tourner :
Furious comme solution pré-comptable tout en un pour les agences et ESN :
Furious offre une gestion complète de la facturation avec une interface intuitive, des prévisions financières jusqu'à 12 mois à l'avance, une automatisation des processus, des rappels automatiques pour éviter les retards de paiement et une sécurité garantie pour vos données financières.
L'outil est également un excellent logiciel de gestion de projet pour piloter votre rentabilité, votre productivité et vos équipes de consultants en temps réel.
Sellsy comme solution CRM x Facturation accessible pour tous :
Sellsy est l'outil phare des TPE/PME pour gérer leur relation client, à la fois CRM et facturation.
Toutes vos équipes travaillent en collaboration au sein d'un seul et même outil, pour accélérer la croissance de votre entreprise.
Cette solution offre une gestion complète de vos clients, des processus de vente personnalisés, une meilleure gestion de la trésorerie et une pré-comptabilité. Vous pouvez anticiper facilement les budgets et créer différents scénarios grâce à l'outil de prévision financière, ainsi qu'analyser vos performances commerciales.
Conclusion
Choisir le bon outil de facturation peut parfois représenter un véritable défi : RFP, identification du bon outil, choix de la bonne solution, process de vente à rallonge, négociation complexe, etc.
Faire le bon choix de logiciel est un métier. Chez Circla, nous aidons nos clients à identifier, acheter, négocier et implémenter la bonne solution en fonction de leurs besoins.
