Quels sont les risques de multiplier les solutions SaaS pour votre entreprise ?
De plus en plus de logiciels SaaS ont été créés ces dernières années, stimulés par la croissance de la digitalisation des entreprises. Ces outils sont devenus indispensables dans notre vie quotidienne et nous permettent de gagner du temps et de l'énergie sur des tâches à faible valeur ajoutée. Mais parfois, compte tenu du nombre de solutions existantes et de la tentation de les essayer, ils peuvent finir par être une source de temps perdu et de dépenses importantes.
Nous expliquons dans cet article les dangers de multiplier les SaaS dans votre entreprise et comment les éviter.
Les risques de l'éparpillement des SaaS
De grandes solutions en ligne apparaissent chaque jour pour faciliter votre vie quotidienne et il est toujours tentant de s'inscrire pour les essayer. Mais multiplier les SaaS dans votre entreprise peut présenter plusieurs risques.
Multiplication des coûts:
Le premier risque est évidemment de multiplier les coûts et de se retrouver avec une facture lourde chaque mois. À chaque mois, le coût peut ne pas sembler significatif, mais sur une base annuelle, les chiffres sont immédiatement plus importants.
Imaginons que vous utilisiez 5 logiciels à 50€ par mois, cela représente une facture globale de 3 000€ par an. Pas négligeable !
En outre, de nombreux SaaS ont des tarifs progressifs et proposent des fonctionnalités supplémentaires ou un nombre d'utilisateurs supplémentaire moyennant des coûts supplémentaires. Il est alors possible, sans s'en rendre compte, d'avoir une facture de moins en moins maitrisée à mesure que vous grandissez
Problèmes d'intégration
Multiplier les logiciels signifie prendre le risque de ne pas pouvoir les intégrer. De nos jours, de nombreux programmes disposent d'API pour faciliter l'échange de vos données. Mais ce n'est pas toujours le cas et le fait de multiplier les SaaS rend l'intégration entre les différents systèmes difficile.
Dans tous les cas, devoir connecter un grand nombre de solutions ensemble entraîne des inefficacités dans leur configuration et rend votre organisation plus complexe.
Risques de sécurité
La sécurité des données est un enjeu majeur pour les éditeurs de logiciels. Multiplier le nombre de solutions SaaS signifie augmenter les risques liés à une défaillance dans le traitement de vos données. La gestion de la sécurité pour un grand nombre d'applications logicielles dans une entreprise peut être plus complexe et nécessiter plus de ressources internes.
Concentrez-vous sur le RGPD : les éditeurs de logiciels SaaS collectent et traitent des données quotidiennement. Pour ceux concernant des personnes sur le territoire européen, les éditeurs sont dans l'obligation de se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Un cadre précis est également obligatoire pour les données transférées hors de l'UE.
La complexité de la gestion des accès
Enfin, l'un des derniers risques lors de la multiplication des SaaS est de rendre la gestion des accès complexe. Avec un grand nombre d'applications logicielles et différents accès pour chacune d'entre elles, il est parfois compliqué de savoir qui utilise quel outil et pourquoi. Cela peut entraîner une confusion quant à la véritable finalité du logiciel.
Multiplier les SaaS peut donc aller à l'encontre de ses avantages et présenter certains risques tels que des coûts accrus et des risques de sécurité.
Comment éviter la multiplication des SaaS
Pour éviter la multiplication des logiciels SaaS, il est essentiel de s'y prendre de la bonne manière. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider.
Définir vos besoins
La première chose à faire pour s'assurer de choisir le bon logiciel est de définir exactement vos besoins. Les solutions SaaS offrent de nombreuses fonctionnalités et la possibilité d'avoir plusieurs utilisateurs. C'est généralement selon cela que les prix augmentent.
Vous pouvez procéder en 2 étapes :
Définissez les départements qui ont besoin d'un logiciel pour effectuer leurs tâches de manière optimale et pourquoi : un CRM pour votre service commercial, un outil de comptabilité et de gestion financière pour votre département financiers…
Ensuite, déterminez les fonctionnalités dont ils auront besoin et le nombre d'utilisateurs requis : par exemple 3 utilisateurs pour votre logiciel de comptabilité avec l'obligation d'avoir un module de gestion financière connecté pour faciliter vos rapports et vos prévisions.
Définir vos besoins à l'avance vous permettra de choisir votre logiciel de la meilleure manière et de vous en débarrasser rapidement de ceux qui ne sont pas adaptés.
Choisir les logiciels tout-en-un
l existe deux types de solutions SaaS sur le marché:
Les SaaS qui offrent des solutions très pointues et se concentrent sur quelques tâches mais de manière très avancée.
Les SaaS, généralement leaders sur leur marché, qui proposent un grand nombre de fonctionnalités et couvrent de nombreux sujets. Si vous ne souhaitez pas multiplier les abonnements, il est important de bien connaître les différences de fonctionnalité entre ces deux types de solutions. Un SaaS qui intègre de nombreuses fonctionnalités vous permettra de gérer vos processus et vos utilisateurs plus facilement et tout cela avec un seul abonnement.
Examiner régulièrement vos abonnements
Enfin, veillez à examiner régulièrement vos besoins et la valeur de l'utilisation de certains logiciels (ou fonctionnalités). Si votre entreprise grandit, vos besoins peuvent changer et certaines solutions peuvent ne plus être appropriées. Il est alors important de se renseigner régulièrement sur les solutions existantes sur le marché et de revoir en fonction de vos besoins les fonctionnalités nécessaires à votre activité ainsi que le nombre d'utilisateurs.
Conclusion
Multiplier les SaaS dans votre entreprise comporte des risques : ne pas mutualistes les coûts, rendre le partage des données plus complexe, augmenter vos risques de sécurité ou ne pas gérer tous les accès. Pour cela, n'oubliez pas de définir vos besoins avant de faire votre choix, de vous renseigner sur les outils complets et de vérifier régulièrement vos abonnements. Évidemment, tout cela prend du temps et il est parfois compliqué de s'y retrouver parmi toutes les solutions proposées. Chez Circla, nous vous aidons à optimiser votre gestion des SaaS et à négocier vos prix. Vous gérez votre croissance et nous gérons vos SaaS ! Vous pouvez réserver votre démo ici.
Si vous êtes un client fidèle, assurez-vous de mentionner cela dans votre demande. Cela permettra au prestataire de service de réaliser que vous êtes un client important et de vous offrir une remise.
Faites jouer la concurrence
Tout le monde a des alternatives, et c'est l'un de vos points forts. Bien que vous souhaitiez obtenir des services à moindre coût, vous devez mentionner que la considération d'un autre fournisseur de services en concurrence pour leur produit ou service peut être une option pour vous. Cependant, c'est une stratégie que vous devez utiliser uniquement si vous avez accès aux options et pouvez facilement changer. Obtenir des services adaptés à vos besoins au lieu de remises peut également être une option.
L'une des stratégies que les fournisseurs de services utilisent souvent est de ne pas réduire le prix, mais d'offrir des services et des produits supplémentaires ou parfois de réduire les services et les produits pour baisser le prix. Accepter cela peut également fonctionner pour vous car de toute façon, vous obtiendrez un meilleur prix.
Gardez la demande aussi courte que possible
La dernière chose à garder à l'esprit est que vous devez garder la demande courte et concise. Faites de chaque détail une partie de votre demande et gardez-la aussi précise que possible pour obtenir les meilleures offres.
En fin de compte
Demander une remise peut sembler difficile, mais c'est exceptionnellement facile avec cette ère de communication par e-mail. Ainsi, en suivant les conseils mentionnés ici, vous pouvez facilement concevoir votre stratégie pour demander une remise et obtenir la meilleure offre possible.
